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Qual é o objetivo da padronização de processos? Vantagens e 4 dicas para usar na sua empresa

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Geralmente, os processos de uma empresa são compostos por diferentes etapas, envolvem diferentes agentes e podem variar em níveis de complexidade.

Tendo isso em vista, a padronização acaba se tornando uma prática necessária para garantir que os processos sejam conduzidos de maneira uniforme e com o menor número possível de falhas.

Ao estabelecer um modelo de trabalho padrão, que alinhe as expectativas e responsabilidades de cada um dos envolvidos, consegue-se otimizar o processo e gerar entregas de maior qualidade e garantir a repetibilidade de resultados positivos.

Para entender melhor sobre esse assunto, convidamos você a prosseguir a leitura deste conteúdo.

Nas próximas linhas, vamos explicar qual é o objetivo da padronização de processos e quais são as vantagens de aderir à padronização no seu modelo de negócio.

Além disso, você confere também algumas dicas essenciais de como padronizar os processos da sua empresa e obter melhores resultados:

  1. Mapeie o fluxo de atividades;
  2. Redesenhe e documente os processos;
  3. Monitore os processos de forma contínua;
  4. Ofereça treinamentos para seus colaboradores.

Qual é o objetivo da padronização de processos?

Podemos responder qual é o objetivo da padronização de processos da seguinte maneira: organizar os fluxos de trabalho e uniformizar a execução de tarefas e a entrega de resultados.

A intenção de padronizar os processos organizacionais é torná-los mais eficientes ao fazer com que todas as etapas e tarefas sejam conduzidas sempre da mesma forma, independente dos agentes envolvidos.

A padronização estabelece normas que deverão ser seguidas por todos. Fica definido um manual que vai orientar a atuação dos colaboradores

Sem um padrão claramente estabelecido para os processos da empresa, a tendência é que as coisas sejam feitas de maneira desordenada, com cada colaborador executando as tarefas à sua maneira.

Isso compromete a qualidade do processo e a produtividade dos times.

Dessa forma, o foco da padronização é justamente apresentar como os processos devem começar e terminar, apontando a sequência de atividades, os responsáveis por cada tarefa, os resultados que se espera de cada um deles e como eles devem agir em determinadas situações.

Para entender melhor a gestão de processos e como eles se relacionam com os processos de sua empresa, assista a este vídeo:

Quais são as vantagens da padronização de processos empresariais?

A implementação de padrões nos processos da sua empresa contribui de maneira significativa para que as operações se tornem mais consistentes e produtivas.

Com um manual de boas práticas, é possível simplificar e otimizar a rotina de trabalho, evitando falhas e retrabalhos que podem onerar a empresa financeiramente.

Agora que você já sabe qual é o objetivo da padronização de processos, confira a partir de agora as principais vantagens que essa prática pode oferecer para o seu negócio.

Maior qualidade das entregas

Ao padronizar os processos, as tarefas são realizadas com maior qualidade, independentemente de quem for responsável por aquela função.

Não há grandes variações nos resultados caso um colaborador assuma eventualmente a responsabilidade do outro.

Redução de falhas

Como os colaboradores sabem exatamente o que fazer e como fazer, não há muito espaço para improvisação. E isso leva a uma significativa redução de falhas na execução dos processos.

Uso adequado dos recursos disponíveis

A padronização de processos favorece o uso mais inteligente dos recursos disponíveis. Eles são alocados adequadamente, visando evitar desperdícios.

Diminuição de custos da operação

As operações passam a ter seus custos mais enxutos com a padronização dos processos. Gargalos e lacunas que antes representavam desperdícios são corrigidos a partir da padronização.

Aumento da produtividade

Com a padronização de processos, sabem exatamente o que fazer e como deve ser feito. Assim, evita-se perder tempo se dedicando a tarefas de pouco valor ou executando métodos pouco eficientes e mais demorados.

Maior controle sobre o desempenho individual e coletivo

A partir dos processos padronizados, a gestão é capaz de promover um controle mais efetivo sobre o desempenho dos colaboradores. Isso permite cobrar os resultados das pessoas certas e orientá-las sobre como melhorar cada vez mais.

Como promover a padronização dos processos da empresa?

A padronização é feita com base em experiências que foram bem sucedidas para a empresa.

Sendo assim, confira a partir de agora X dicas básicas de como implementar a padronização de processos no seu negócio.

1 – Mapeie o fluxo de atividades

A primeira coisa a se fazer antes de padronizar determinado processo é entender como ele ocorre hoje. Faça o mapeamento do fluxo de atividades, levantando quem são os responsáveis diretos, os equipamentos utilizados, a passagem de bastão etc.

2 – Redesenhe e documente os processos

Ao padronizar os processos da empresa, procure redesenhá-los deixando claro “quem faz o quê” e as metodologias de trabalho que devem ser empregadas.

Documente todo esse novo fluxo de trabalho para que ele possa ser consultado futuramente pelos colaboradores.

3 – Monitore os processos de forma contínua

Acompanhe continuamente o desempenho dos seus processos padronizados. A intenção é identificar oportunidades de melhorias e realizar os ajustes necessários para potencializar os resultados das entregas.

Para isso, você deve definir KPIs, indicadores chave de desempenho, que são métricas usadas para medir a eficácia e a eficiência de seus processos. Entenda como definir esses indicadores assistindo a este vídeo:

4 – Ofereça treinamentos para seus colaboradores

A padronização não vai adiantar muita coisa se as pessoas envolvidas não conhecerem as normas e padrões que deverão ser seguidos daqui pra frente.

Portanto, busque oferecer treinamentos para os colaboradores de modo a fazer com que eles entendam o que se espera deles e como eles devem atuar na condução de determinados processos.

Este post foi escrito pela equipe da Siteware, uma empresa que une pessoas, operação e estratégia em um único software de gestão empresarial, para que as empresas melhorem seus resultados, sua comunicação e sua governança.

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Vanessa Fagundes

Assessora responsável pelo blog Qualivida Online, site no qual é possível encontrar diversas informações e conteúdos sobre os cuidados com a saúde física e mental.
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